Die Postmappe

Wusstet Ihr, dass das Bestücken einer Postmappe eine Wissenschaft für sich ist?

Wer von Euch bisher dachte, dass die Briefe einfach so in die einzelnen Fächer dieser recht gigantischen Bücher gepackt werden, der irrt gewaltig. Es ist ein kompliziertes System aus Stempeln und nicht stempeln, aus abzeichnen und nicht abzeichnen, aus Zuständigkeiten und nicht Zuständigkeiten – eine komplexe Angelegenheit.

Ich habe mich immer gefragt, wer solche Bücher nutzt und was in den einzelnen Fächern wie und warum rein kommt. Und plötzlich sitze ich vor solch einer Postmappe auf der einen und einem Stapel Briefe auf der anderen Seite und bin dafür verantwortlich, dass alles ordnungsgemäß abgelegt wird.
In den ersten Tagen scheiterte ich bereits am Stempel – der muss nämlich täglich umgestellt werden. Eine Herausforderung, der ich mich jeden Tag aufs Neue  stelle. Nicht jeder Brief bekommt einen Posteingangsstempel.
Auf diesem finden sich die Kürzel: gelesen, geprüft, frei gegeben. Wer liest, wer prüft, wer gibt frei? Und was heißt denn in diesem Zusammenhang eigentlich lesen, prüfen, frei geben?

Habt Ihr diese Hürde genommen, dann ist das ganze Prozedere noch lange nicht vorbei. Denn die sagenumwobene Postmappe kommt irgendwann zu mir zurück und dann kommt Teil 2. Denn wie oben beschrieben, beinhaltet der Stempel 3 Kästchen. Jetzt gilt es zu schauen, was gelesen wurde, was geprüft und was gar schon freigegeben. Alles wird neu sortiert, die Mappen neu bestückt und die Dokumente kommen in den nächsten Umlauf.

An dieser Stelle kürze ich ab und sage Euch, dass irgendwann alles abgezeichnet hier im Büro landet; komplett gelesen, geprüft, frei gegeben. Bevor es an die verschiedenen Kolleg*innen verteilt wird, die ihrerseits alles in Ordnern ablegen, gibt es ein nicht weniger herausforderndes Systems, was wann wie und warum kopiert wird.

Das schreit doch förmlich nach einem Flussdiagramm – aber das ist eine andere Geschichte….

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.